Comment faire un devis automatisé sur Excel ?

Lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous cherchez toujours des moyens de gagner du temps et d’optimiser vos ressources. 

La création de devis est l’une de ces tâches qui peuvent être longues et fastidieuses, mais il existe des moyens de l’automatiser pour vous permettre de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise. 

Dans cet article, nous allons vous montrer comment faire un devis automatisé sur Excel en utilisant un modèle fictif de formules de calcul, des menus déroulants et des listes de sélection, des boutons et des macros. 

En suivant ces étapes simples, vous pourrez économiser du temps et de l’argent tout en optimisant votre processus de devis ou en classant les bases de données.

Créer une feuille de calcul

La première étape pour créer un modèle de devis automatisé sur Excel est de créer une feuille de calcul. Cette feuille de calcul servira de base à un devis pour confectionner une facture. 

Travailler sur Excel est moins pénible que sur Word grâce au logiciel pour devis et facture qui effectue automatiquement une facturation à partir d’une formule. 

La TVA et les résultats d’autres données sont obtenus facilement sans qu’aucune opération arithmétique ne soit faite manuellement. Les opérations sur des prix quand il faut calculer la TVA ou un montant quelconque.

Vous pouvez inclure des en-têtes pour les informations du client, les détails du modèle de projet et les coûts. Il est important de bien organiser la feuille de calcul en décidant quelles informations doivent être incluses et comment elles doivent être présentées. 

Un numéro est inséré sur une colonne, à chaque ligne, et peut être incrémenté facilement vers le bas de la feuille pour ne pas commettre la moindre omission. Ce qui n’est pas tout à fait le cas sur Word.

Vous pouvez également ajouter des couleurs et des styles pour rendre la feuille de calcul plus facile à lire et à comprendre en termes de facture. 

Une fois que vous avez créé votre feuille de calcul de base, vous pouvez passer à l’étape suivante pour ajouter des formules de calcul pour automatiser les coûts de votre devis.

Ajouter des formules de calcul

Maintenant que vous avez créé votre feuille de calcul pour votre modèle de devis et pouvoir faire un devis sans entreprise, la prochaine étape est d’ajouter des formules de calcul. 

Les formules de calcul sont essentielles pour automatiser les calculs de coûts pour votre devis. En principe, chaque cellule de la feuille doit répondre à une suggestion pour faciliter les données sur une opération à faire.

Excel propose une grande variété de formules qui peuvent être utilisées pour effectuer des calculs automatiques. Par exemple, vous pouvez utiliser la formule « =A1*B1 » pour calculer le coût total d’un projet en multipliant le nombre d’heures travaillées par le taux horaire. 

Vous pouvez également utiliser des formules pour calculer la TVA ou d’autres frais supplémentaires que comprend une facture.

Il est important de vérifier que toutes les formules sont correctement configurées pour éviter des erreurs de calcul qui pourraient causer des problèmes plus tard dans le processus de devis. 

Une fois que vous avez ajouté des formules de calcul à votre feuille de calcul, vous pouvez passer à l’étape suivante pour ajouter des menus déroulants et des listes de sélection.

Utiliser des menus déroulants et des listes de sélection

Pour rendre la création de devis plus rapide et plus facile, vous pouvez utiliser des menus déroulants et des listes de sélection sur votre feuille de calcul Excel. 

Les menus déroulants vous permettent de sélectionner facilement des options prédéfinies, comme les types de projets ou les services proposés pour le remplissage des factures. 

Les listes de sélection vous permettent de sélectionner facilement des options prédéfinies pour chaque projet, comme le nombre d’heures travaillées ou le taux horaire. 

L’utilisation de menus déroulants et de listes de sélection permet également de minimiser les erreurs et les incohérences dans votre devis ou dans votre facture. 

En plus de gagner du temps, vous pouvez également personnaliser les menus déroulants et les listes de sélection pour correspondre à vos besoins spécifiques et ajouter des options supplémentaires si nécessaire. 

Une fois que vous avez configuré les menus déroulants et les listes de sélection, vous pouvez passer à l’étape suivante pour créer des boutons qui automatisent les tâches.

Créer des boutons pour automatiser les tâches

Une autre façon d’automatiser la création de devis est de créer des boutons sur votre feuille de calcul Excel. Les boutons peuvent être configurés pour effectuer des tâches spécifiques, telles que la génération automatique d’un numéro de devis unique ou l’envoi automatique d’un e-mail de devis au client. 

Vous pouvez également créer des boutons qui calculent automatiquement les coûts totaux pour chaque projet, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de calcul manuelles dans les factures. 

Les boutons peuvent être facilement créés en utilisant l’option « Formes » sur Excel, et vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques. 

Une fois que vous avez créé des boutons pour automatiser les tâches sur les factures, vous pouvez passer à l’étape suivante pour utiliser des macros pour automatiser les tâches plus complexes.

Utiliser des macros pour automatiser les tâches

Vous pouvez utiliser des macros pour automatiser des tâches plus complexes lors de la création de devis sur Excel. 

Les macros sont des programmes enregistrés qui effectuent des tâches spécifiques en appuyant simplement sur un bouton pour remplir les factures.

Les macros peuvent être utilisées pour automatiser des tâches telles que l’ajout automatique d’informations de contact du client à votre devis ou la création automatique d’une feuille de calcul pour chaque projet. 

Pour créer des macros, vous pouvez utiliser l’option « Enregistrer une macro » sur Excel, qui vous permet d’enregistrer vos actions et de les reproduire en appuyant sur un bouton. 

Par exemple, vous pouvez créer une macro qui ajoute automatiquement des informations de contact du client à votre devis ou qui crée automatiquement une feuille de calcul pour chaque projet.

En somme, en utilisant ces étapes simples, vous créez un devis automatisé sur Excel en un rien de temps. Cela vous permettra d’économiser du temps et de l’argent tout en optimisant vos ressources. 

Nous espérons que cet article vous a été utile et que vous pourrez commencer à automatiser vos tâches dès maintenant.